¿Qué es una lista de cotejo, checklist o checklist?

Probablemente hayas usado muchas listas de verificación. Incluso durante las tareas para obtener la ciudadanía electrónica en el municipio de Vilardebit habrás empleado alguna.

Una lista de verificación es una herramienta que os permite monitorear la resolución correcta de un trabajo. En forma de lista se organizan una serie de indicadores o pistas que aclaran en qué medida se están cumpliendo los criterios que definen si una tarea es satisfactoria o no. Sirve como guía para los participantes de una actividad tanto durante el proceso de realización como al final.

¿Qué deberías tener?

A modo de ejemplo haremos una pequeña lista de verificación de aquellos aspectos que debe tener toda lista de verificación.
- ¿Incluye un título?
- ¿Se respeta la estructura de una lista de verificación con ítems razonablemente cortos y de un solo ítem?
- ¿Los aspectos que pide son relevantes y significativos?
- ¿La redacción de cada indicador es clara, precisa y proporciona la información necesaria para comprenderlo?
- ¿El lenguaje es preciso y apropiado para la tarea?
- ¿Están incluidos todos los elementos de una reclamación?
- ¿Se revisaron los errores de gramática, puntuación o presentación?
- Si un ciudadano hubiera revisado la lista de verificación, ¿la habría calificado positivamente?

¿Cómo vamos a compilar nuestra lista de verificación?

Para redactar nuestro checklist primero haremos un trabajo individual, luego un trabajo en grupo y finalmente una puesta en común. A partir de los aspectos emergentes haremos una lista que sea útil, efectiva y clara para construir nuestra lista de verificación.

Para ayudarte a reflexionar, desarrollaremos una serie de pasos:

Paso 1. Cada uno de vosotros puede preguntarse:
- ¿Qué conocimientos tenemos sobre el tema? ¿Deberíamos revisar aspectos que hemos visto?
- ¿Qué información se necesita saber sobre este trabajo?
- ¿Tenemos criterios claros que deben cumplirse?
- ¿Qué dudas, datos o aspectos difíciles es importante aclarar para facilitar la tarea?
- ¿Cómo se hará fácil de entender?

Después, podéis compartir estas ideas para obtener un primer acercamiento a los aspectos de interés para la tarea.

Paso 2. Escriba individualmente los indicadores que considere necesarios:

Imaginaos intentanto resolver una queja y reflexionando sobre qué elementos necesitas aclarar. Luego, pensad en las preocupaciones que tiene al escribir esta misma tarea y pensad si pueden ser útiles para escribir esa lista de verificación. Por último, inspiraos en aquellas cosas que os sean útiles para escribir listas y utilizadlas en esta.

Dedicad unos minutos en forma de ronda de conversación para que cada una de las ideas tenga suficiente contexto para explicar qué punto estáis describiendo, aclarando o mejorando. Prestad atención a las ideas que se repiten, revisad cuál es la mejor redacción y pensad si es necesario dividir o simplificar algún indicador.

En caso de que tengáis más de 12 ítems, debéis elegir los más relevantes. Para hacer esto, primero organizad los descriptores de la lista común y aseguraos de que todos los miembros del equipo tengan la misma copia. Individualmente, distribuid puntos del 1 al 12 en un tiempo razonable. El número uno solo se puede repartir una vez, el número 2 solo una vez, y así sucesivamente. El que tenga la puntuación más alta es el que consideraréis más importante. Por supuesto, habrá indicadores que no tengan puntuación. Luego, todos nuevamente en equipo, sumáis las puntuaciones que cada uno asignó a cada uno de esos descriptores. Finalmente, es cuestión de revisar las puntuaciones, elegir los descriptores con las puntuaciones más altas y ver si estáis de acuerdo con el resultado.

Paso 3. Comparte.

Al igual que en el paso 2, comparte, haz una lista y dedica unos minutos en forma de ronda de conversación para que cada uno de los voceros del equipo explique su lista y tenga suficiente contexto para explicar qué punto está describiendo, aclarando o mejorando. Presta atención a las ideas que se repiten y elige la mejor redacción.
En caso de que aparezcan más de 12 elementos en el grupo, debéis elegir los más relevantes. También como en el paso 2, primero organizad los descriptores de la lista común y aseguraos de que todas los miembros tengan la misma copia. Cada uno de los grupos de trabajo acordarán una puntuación de 1 a 12 en un tiempo razonable y de manera similar al paso 2. Luego todos de regreso en el grupo de todos los equipos, se suman las puntuaciones asignadas, se revisan los puntos, se eligen los descriptores con puntuaciones más altas y razonablemente valoráis si el resultado final es satisfactorio.

Escribid finalmente la lista de 12 artículos propuestos colectivamente.

Para todo este trabajo podéis utilizar las fichas contenidas en los archivos adjuntos.