4º fase. Planificación.
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Consiste en decidir, ordenar y organizar las tareas necesarias para construir el objeto. Se trata de dividir todo el proceso en operaciones simples y ordenadas.
Una buena planificación es fundamental para simplificar la ejecución del trabajo, reducir los tiempos, tener los materiales necesarios a punto, realizar tareas en paralelo en los trabajos en grupo.
Hace falta elaborar los siguientes documentos: Hoja de procesos, presupuesto y planning.
Hoja de procesos
Es una tabla en la que se descompone y simplifica el trabajo en una serie de acciones (tareas) simples y ordenadas, especificándolas, indicando los materiales y herramientas implicados, la duración estimada y los roles de cada operación.
Se puede realizar a mano, en un procesador de textos o en una hoja de cálculo. Ahorraremos tiempo si empleamos plantillas ya diseñadas.
Ejemplo
Ejemplo de hoja de procesos para la construcción de una estantería:
Presupuesto
Es una tabla que recoge una relación valorada de todos los costes del proyecto: los materiales que se compraron, la cantidad y precio de cada uno y coste total.
Se suele realizar en una hoja de cálculo.
Ejemplo
Ejemplo de un presupuesto para la construcción de la estantería:
Planning
El planning es una representación gráfica de la organización temporal del proyecto. Se indican las tareas (de forma más sencilla que en la hoja de procesos), se especifica la duración y las relaciones que tiene con otras tareas.
El diagrama más empleado es el diagrama de Gantt o de barras. En él cada tarea o actividad tiene asignado un tiempo que se corresponde con una barra de longitud escalada de acuerdo con su duración. Las barras de las tareas o actividades se ponen todas en una escala temporal, de proyecto (empezando con día1, semana 1,…) o ya con fechas de calendario. Las distintas tareas se “vinculan” unas a otras con relaciones lógicas como “empezar la tarea B cuando acabe la A”; “empezar la tarea B a la vez que la A”, “terminar al mismo tiempo las tareas A y B, etc.”
Con este diagrama conseguimos controlar a simple vista la organización total del proyecto y la situación en determinada fecha. Existen programas sencillos que nos ayudan a crear diagramas de Gantt o de barras. Un ejemplo es GanttProject, un software libre muy usado. Mediante estos programas y aplicaciones podemos asignar recursos a las tareas, e introducir datos reales de principio y fin de tareas de forma que nos superpone al diagrama original otro denominado “de seguimiento”. Este “diagrama de seguimiento” es muy útil para ayudar a la toma de decisiones en la ejecución.
Ejemplo
A continuación puedes ver un posible planning para la construcción de la estantería anterior:
